Collectiemanagement I

Van RCB-analyse naar Collectieprofiel

Collectiemanagement, daar is veel over te vertellen.
Te veel om dat in keer te doen. Maar als het in stukken gebeurt, is het weer lastig om de grote lijn te bewaken. Toch maar beginnen, we zien wel waar het op uitkomt.

Ik wil eerst eens kijken naar de huidige stand van zaken. In deze post beperk ik me nog verder, ik wil hier stilstaan bij een aspect daarvan: hoe we de RationeelCollectieBeheer(RCB)-analyse momenteel inzetten.

We lezen de eerste kolommen van de RCB-analyse (Uitleningen, Uitleenpercentage, Bezit, Bezitspercentage, de Gebruiksfactor en de Uitleenfrequentie) in een excel-document. We zetten zelf naast de Uitleenfrequentie een Gewenste Uitleenfrequentie - dan kunnen we daar zelf een ander getal invullen. Daarmee wordt een gewenste investering of afbouw (per collectie-onderdeel) berekend.

We hebben de collectie in vijf onderdelen opgesplitst: Volwassenen Fictie, Volwassenen Non-Fictie, Jeugd Fictie, Jeugd Non-Fictie en AVM. Deze verdeling is vooral tot stand gekomen vanwege de praktische werkbaarheid en ik ken de kritiek dat deze indeling niet correct is (de dvd's zijn bijvoorbeeld niet apart ingedeeld, maar komen overal terug). Maar het is op dit moment misschien wel het beste en handigste dat we hebben. Ik kom hier nog op terug.

Door twee RCB-analyses naast elkaar te zetten, kunnen we de ontwikkeling per vestiging regelmatig (dat is maandelijks) volgen. We weten wat er af gaat, we weten zo wat er bij komt.

Kortom, we kunnen er zo mee werken en er de collectieontwikkelingen mee gaan besturen.

Catalogi

Een bijeenkomst over de toekomst van de catalogus. Wel helemaal in Haarlem, maar natuurlijk wel de moeite waard: hoe laten we onze klanten zien wat we in huis hebben?

De afgelopen jaren heb ik diverse discussies meegemaakt over de presentatie van Aquabrowser versus Bicatcatalogus. Rechtzinnige aanhangers van de Aquabrowser propageren dat alleen en uitsluitend deze catalogus getoond moet worden aan ons publiek (anders leren ze het nooit). Anderen benoemen voordelen van de Bicatcatalogus die ze niet op willen geven.

Ik heb eerlijk gezegd geen zin om deze discussie volop mee te voeren en ik heb daar twee redenen voor:

• Laten we de discussie eerst en vooral ook eens met de gebruiker gaan voeren. Maar eigenlijk weet ik dan ook het antwoord al wel: de aquabrowser en de bicatcatalogus zijn nog lang niet gebruiksvriendelijk genoeg en zolang we allerlei functionaliteiten als Zoek&Boek en het thuisgebruik van digitale bestanden niet helder, gemakkelijk en eenduidig geregeld hebben, valt het ook niet mee om snel uit te leggen hoe je de catalogi van de bibliotheek het beste kunt bedienen.
• Er is sprake van allerlei voortgaande technische ontwikkelingen die de hierboven gesuggereerde tegenstelling tussen Aquabrowser en Bicatcatalogus niet opheft, maar misschien wel in een ander licht stelt. Oftewel: het is te vroeg om definitief voor een bepaalde vorm te kiezen en dat te presenteren als de ultieme zoek&vind-vorm.

Van de bijeenkomst staan de presentaties op de site van Probiblio en heeft Jan Klerk verslag gedaan op zijn weblog, onder andere over:

• De Nederlandse bibliotheekwereld praat over een Nationale Centrale Catalogus, NBD/Biblion begint gewoon ergens;
• Johan Stapel (KB) had een doordacht en afgewogen verhaal over een te vormen Nationale Centrale Catalogus en gaf daarbij goed zicht op wat er daarvoor allemaal nog gebeuren moet;
• Worldcat is een niet te onderschatten speler op het veld, daar kun je leuke dingen mee doen.

Tijdens de bijeenkomst was de roep vanuit het veld duidelijk te horen: Probiblio, geef ons aan wat er moet gebeuren!
Ik weet het niet precies. Ik denk dat er nog veel te gebeuren en te ontwikkelen valt. Ik zie daarbij dat Medialab intensief werkt aan het verder ontwikkelen en vormgeven van de Aquabrowser, dat HKA niet stilzit, dat er op internet van alles gebeurt. Waarom kiezen?

Wat wel belangrijk is dat we onze klanten helder zicht proberen te blijven geven over wat er speelt en wat er aan de hand is. Dat is geen geringe uitdaging met zulke diverse klanten(groepen) en met zulke snelle ontwikkelingen, maar aan de andere kant: maakt dat juist ons werk niet ontzettend leuk?