In april 2011 gaan we werken met WISE. Tijd voor een wensenlijstje.
Maar eerst even een korte terugblik. We werken nu tien jaar met Bicat. Vergeleken met ALS was dat een enorme vooruitgang. Het systeem bleek veel flexibeler en kon beter aangepast te worden aan wensen uit de praktijk.
Maar, elk voordeel heeft zijn nadeel: daardoor was het ook minder gestandaardiseerd. Dat betekent dat er wel ingespeeld kon worden op individuele wensen van bibliotheken op specifieke onderdelen, maar dat onderlinge afstemming en vergelijking daardoor verder weg kwamen te liggen. Dat laatste werd versterkt door de steeds sterker gevoelde beperktheid van de rapportage-module.
Een nieuw systeem biedt zicht op nieuwe mogelijkheden. Die willen we in de bibliotheken graag in volle omvang van profiteren. Ik zou daarom graag zien dat onderstaande wensen gerealiseerd gaan worden.
Collectievorming
Ik wil graag een integraal sluitend systeem waarbij mediabestellingen, -leveringen, nota’s, boekingen en wat er verder allemaal rond ‘de gang van het boek’ te bedenken is op efficiënte en adequate wijze verwerkt worden. Dit zou in eerste instantie gerealiseerd kunnen worden voor de materialen die nieuw binnenkomen tot en met het moment dat ze in een bibliotheekcollectie opgenomen zijn. Maar het zou ook heel mooi zijn als dit doorgetrokken zou kunnen worden tot het moment van afschrijven/verkoop. Je krijgt in het laatste geval een hoop extra interessante informatie.
De collectioneur en de manager moeten elk gewenst moment over actuele en betrouwbare financiële en mediarapportages kunnen beschikken. De onderliggende bestel-, distributie- en financiële administratie moeten zodanig gekoppeld zijn dat dit geen problemen oplevert.
Het spreekt vanzelf dat hierbij stevig ingezet wordt op maximale ondersteuning vanuit het systeem, dus van de nu al bestaande Rationeel Collectie Module wil ik maximaal profiteren.
Rapportages
De net al genoemde Rationeel Collectie Module biedt een goede standaard rapportage. Ik heb al eerder geschreven over de mogelijkheden die dat in de praktijk biedt (zie daarvoor met name het artikel Collectiemanagement I), maar ik wil deze rapporten vaker en gemakkelijker uit kunnen draaien en presenteren.
We werken al een poos met maandrapportages. Ik zal daar een andere keer dieper op in gaan, voor nu volstaat dat we op een aantal gemakkelijk te genereren prestatiecijfers uit ons huidige systeem maandelijks monitoren wat er gebeurt.
Ik wil het werk dat hiervoor gedaan moet worden, tot een minimum beperken. Ik constateer daarbij nu al dat de behoefte aan dit soort informatie steeds groter en gedetailleerder wordt. Zo kan ik me voorstellen dat we week- en dagrapporten willen en dat we snel en gemakkelijk willen kunnen volgen wat er op een displaytafel gebeurt. Dat moet met een druk op de knop gerealiseerd kunnen worden.
Snelheid, betrouwbaarheid en inzichtelijkheid zijn de sleutelwoorden bij de gewenste rapportages. Differentiatie moet mogelijk zijn op velerlei gebied. Een voorbeeld: in Hardenberg staan drie Tristans, (soms) is het van belang te weten wat er op elk van die apparaten gebeurt.
Tegelijkertijd is er behoefte aan afstemming en afspraken om gegevens en rapporten op elkaar af te stemmen. Informatie ongehinderd van elkaar gebruiken en uitwisselen veronderstelt dat we afspraken en protocollen maken over bijvoorbeeld Bicatplaatsing.
Webfunctionaliteit
De ontwikkelingen op internet buitelen over elkaar heen en iedereen haast zich om daar op in te spelen. Ook als bibliotheek willen we daaraan meedoen:
o We willen onze klanten online laten inschrijven en de bijbehorende betaling direct af laten handelen
o Een handige, overzichtelijke catalogus die alle denkbare media ontsluit en op aanvraag snel en gemakkelijk beschikbaar stelt
o Alle financiële bibliotheekzaken moet die klant direct kunnen regelen.
o Voor digitale nieuwsbrieven moet de aanmelding en adreswijziging door klanten zelf gedaan kunnen worden. Achter de schermen moet dit geen of weinig werk met zich meebrengen
Voor dit soort zaken is een naadloze afstemming tussen CWise en website nodig, tussen My Discoveries en website, tussen diverse andere functionaliteiten en website. Een gebruikersvriendelijke en interactieve omgeving presenteren aan onze klanten, zonder bugs en haperingen, nu en in de toekomst.
Volgens mij hebben we de komende tijd genoeg te doen. Niet alleen een nieuw systeem (WISE) introduceren, maar ook goede afspraken maken en bibliotheekprocessen stroomlijnen. Alleen dan halen we er uit wat er in zit!
