Bicatplaatsing

Dit keer een wat (bibliotheek)technisch onderwerp: de bicatplaatsing. Een boek (of ander bibliotheekmateriaal) wordt in een bibliotheek gekoppeld aan een algemene titelbeschrijving in de catalogus. Die algemene beschrijving is voor iedereen gelijk, maar per bibliotheek is het mogelijk om aan een specifiek exemplaar met specifiek objectnummer allerlei specifieke kenmerken te hangen. Dit is handig, zo kun je de bijvoorbeeld de specifieke vindplaats van elk medium aangeven, zodat het snel en gemakkelijk vindbaar is.
Het Bicat-bibliotheeksysteem voorziet in de mogelijkheid om de bibliotheekindeling (in afdelingen, kasten en bewegwijzering) in te voeren. Als je dat doet, krijgen de nieuwe materialen in principe automatisch de juiste extra specifieke kenmerken toegedeeld van de bibliotheek waar het materiaal staat. Bij eventuele verhuizing van het boek naar een andere bibliotheek zoekt het bicat-systeem automatisch naar het indelingssysteem van de nieuwe bibliotheek. Het is daarbij in vele gevallen mogelijk om de voorstellen te overrulen en handmatig een en ander aan te passen aan een specifieke, lokale wens van dat moment.
Deze functies kunnen veel handwerk besparen. Maar dan moet de indeling van je bibliotheek wel goed zijn ingevoerd in het bicatsysteem. En omdat die indeling in geen enkele bibliotheek statisch is, moeten wijzigingen ook direct doorgevoerd worden.

Nu werken we in de praktijk al een aantal jaren met Bicat. Bij de overgang in 2001 was het bicatplaatsingssysteem nog niet ingeregeld en het heeft ook even geduurd voordat er voldoende kennis vergaard was om dit voor het netwerk in Overijssel in zijn totaliteit en voor iedereen afzonderlijk goed te kunnen regelen. Daarbij speelde een rol dat er op dit gebied ook heel veel exemplaarkenmerken uit het oude ALS-systeem zijn overgeheveld naar het nieuwe systeem en dat was deels handig, want zo wisten we nog steeds waar een boek te vinden was. Maar deels ontnam ons dat ook een beetje het zicht op de krachtige mogelijkheden die het Bicatssysteem op dit gebied heeft. Inmiddels is er wel zoveel kennis opgedaan, dat we kunnen stellen dat het goed inregelen van lokale bicatplaatsing voor een bibliotheek een hoop tijdwinst kan opleveren en dat dit tot nagenoeg probleemloze juiste vindbaarheidskenmerken in de catalogus leidt.

Omdat we nog met oude vindbaarheidskenmerken zitten, maar ook omdat er tot nu toe bij heel veel materialen in onze vestigingen regelmatig handmatig specifieke exemplaarkenmerken gecorrigeerd en aangevuld worden, blijven we zitten met belangrijke aantallen media met handmatige toegevoegde plaatsingskenmerken. Die willen we niet kwijt met het oog op de juiste terugvindbaarheid in de catalogus, heel begrijpelijk.
Maar dat blokkeert ons vervolgens in het draaien van controle- en herstelprogramma’s in ons bibliotheeksysteem. Daarbij wordt dan op grond van de algemene titelbeschrijving in de catalogus en het ingevoerde lokale plaatsingssysteem de automatische plaatsingskenmerken toegekend aan een specifiek exemplaar èn worden de handmatig toegekende kenmerken verwijderd.

Er zijn twee belangrijke redenen waarom dat controle- en herstelprogramma in de praktijk niet uitgevoerd kan worden. In de eerste plaats baseert het controle- en herstelprogramma zich op de algemene indelingskenmerken in de titelbeschrijving en kan specifieke maatwerkkeuzes die in de lokale bibliotheek gemaakt zijn, niet voldoende honoreren. Zo zal een kast “Waargebeurd” in een bibliotheek niet op die manier gehonoreerd kunnen worden. De oplossing vinden we in het blokkeren van deze kast voor herindeling via het controle- en herstelprogramma van het bicat-plaatsingsysteem, dat dat betekent dan weer dat oude, handmatig toegekende kenmerken niet verwijderd zullen worden.
Een andere belangrijke reden is dat we allerlei handmatig toegekende elementen (zoals volgnummers bij dvd’s) niet kwijt willen.

Bij bicatrapportages blijkt regelmatig, dat de huidige situatie tot vertekening leidt. Beslissingen die in het verleden op goede gronden genomen werden, met het oog op een juiste presentatie in de catalogus, zou ik nu willen bijsturen met het oog op correcte rapportages.
In het verleden zijn we rond collectioneringsprojecten wel eens tegen de beperkingen van de huidige rapportages aangelopen, nu we sterk op het winkelconcept inzetten, komen we dezelfde problematiek weer tegen.
Laat ik even nuanceren: de huidige bicatrapportages zijn op het gebied van allerlei statistische gegevens betrouwbaar genoegd.
Maar mijn stelling is, dat op het gebied van collectiebeleid – het hart van het bibliotheekwerk – betrouwbaarheid van cruciaal belang is. Er worden beslissingen genomen over collecties, collectieonderdelen en wat vestigingen wel of niet aanbieden aan klanten. Als er aantoonbaar onjuiste rubriceringen plaatsvinden in relevante aantallen, worden beoordelingen van vestigingscollecties (op onderdelen) en vergelijkingen met prestatiecijfers van andere vestigingen onbetrouwbaar en leidt dit alles mogelijk tot verkeerde beslissingen. Daar moeten we wat aan doen!

Ik wil daarom pleiten voor een strakkere, centralere regie voor het bicatplaatsingssysteem. Per vestiging wordt in kaart gebracht wat er nodig is voor de juiste plaatsingskenmerken in de catalogus. Dat wordt ingevoerd, zodat zoveel mogelijk automatisch goed geplaatst wordt.
Voor een limitatief aantal keuzemogelijkheden/toevoegingen wordt een handleiding gemaakt, waar lokaal mee gewerkt kan worden. Bij voorkeur worden alle mogelijkheden die niet nodig zijn op lokaal niveau, op grijs gezet (= buiten werking).
Bij voorkeur worden de afspraken per vestiging zoveel mogelijk op elkaar afgestemd, dat leidt dan ook tot een stroomlijning van eea in de catalogus. Daarvoor zou een provinciale projectgroep (met een mandaat) in het leven geroepen kunnen worden.
Mijn verwachting is dat dit zal leiden tot meer profijt van het bicatsysteem, een helderder, overzichtelijker plaatsingssysteem en last but not least: tot betere rapportages!


http://docs.google.com/Present?docid=dk5xkgk_6gvpwsngx&invite=hm3x6nn